Arkevia s’impose aujourd’hui comme une solution incontournable pour la gestion documentaire sécurisée des ressources humaines. Destinée à centraliser vos documents RH essentiels comme les bulletins de paie, contrats ou attestations, elle garantit un stockage fiable et accessible à tout moment. Voici ce que vous gagnez en adoptant Arkevia :
- Un environnement hautement sécurisé avec cinq certifications majeures
- Un accès simple et personnalisé via l’espace MyArkevia
- Une conservation durable des documents pendant 50 ans
- Un service qui répond aux exigences juridiques et réglementaires en vigueur
- Une solution intégrée aux processus RH modernes proposée par Cegedim SRH
Explorons en détail comment Arkevia révolutionne la manière dont vous stockez et protégez vos documents RH.
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Arkevia : un coffre-fort numérique RH au service de la protection de vos données
Développée par Cegedim SRH, filiale experte en logiciels de paie et gestion du capital humain, Arkevia est une plateforme SaaS créée en 2016 et disponible depuis 2017. Elle a été pensée pour répondre aux défis liés à la dématérialisation des documents RH, notamment imposée par la loi Travail de 2016. Cette solution offre aux employeurs un espace sécurisé pour déposer les bulletins de paie, contrats et autres documents sensibles, tandis que les salariés accèdent à ce contenu via leur espace personnel MyArkevia.
Avec plus de 350 clients, dont de grandes enseignes comme Leroy Merlin et Altran, Arkevia gère des millions de documents pour des structures diverses, allant des PME aux groupes internationaux. Cegedim, avec un chiffre d’affaires de 649 millions d’euros en 2025, offre ici une solution pérenne, parfaitement intégrée au vaste écosystème RH de l’entreprise.
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Sécurité et conformité : le socle d’Arkevia pour un archivage sécurisé des documents RH
Le point fondamental qui distingue Arkevia est son haut niveau de sécurité et de conformité. La plateforme arbore cinq certifications normatives reconnues :
- ISO 27001 pour le management de la sécurité de l’information
- NF Z42-013, garantissant un archivage électronique avec valeur probante
- SOC 2 et SOC 3, intégrant des normes strictes de contrôle et de confidentialité
- La certification HDS (Hébergeur de Données de Santé), attestant d’un standard supérieur notamment dans la gestion des données sensibles
Chaque document est chiffré avant stockage selon l’algorithme AES 256 bits, reconnu comme une référence mondiale. Les serveurs sont localisés en France, assurant une conformité totale au RGPD. La politique de zéro connaissance garantit qu’aucune équipe technique, même interne à Cegedim SRH, ne peut accéder au contenu des documents, renforçant la confiance accordée par les utilisateurs.
Le cadre légal des bulletins de paie numériques et la durée de conservation
Depuis le décret de 2017, il est légal que l’employeur vous transmette vos bulletins de paie au format électronique, sans nécessité de consentement préalable. Ces documents électroniques bénéficient de la même valeur légale que les versions papier, utilisables pour toutes démarches administratives ou juridiques.
L’obligation du prestataire est stricte : garantir l’accessibilité des bulletins pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de 75 ans du salarié, selon la période la plus longue. Cette règle trouve une parfaite application dans Arkevia, qui assure une conservation durable et accessible à tout moment. Vous pouvez aussi demander à tout moment la remise de vos documents au format papier dans un délai légal.
| Caractéristiques | Détail |
|---|---|
| Durée de conservation | 50 ans ou jusqu’à 75 ans du salarié |
| Valeur légale | Équivalente au bulletin papier |
| Accessibilité | Garantie même en changement de prestataire ou cessation d’activité |
| Réinitialisation d’accès | Passage par service RH de l’employeur |
MyArkevia : un accès simplifié et personnalisé à vos documents RH
Pour accéder à vos documents, vous disposez de MyArkevia, votre espace personnel ergonomique et sécurisé, accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone. La première connexion est simple et sécurisée : il suffit de recevoir un email de votre employeur avec un identifiant et un code temporaire, puis d’activer votre compte en définissant votre mot de passe personnel.
Une application mobile est disponible pour iOS et Android, facilitant la consultation et le téléchargement à tout moment, même en déplacement. Ce confort d’accès élimine les lourdeurs administratives classiques, pour un vrai gain de temps et une meilleure traçabilité de vos documents.
Quelques conseils pour bien démarrer avec MyArkevia
- Vérifiez le dossier spam si vous ne recevez pas l’email d’activation rapidement.
- Contactez votre service RH si le code temporaire expire ou en cas de difficulté d’accès.
- Pour toute réinitialisation de mot de passe, faites appel à votre employeur, car Arkevia ne traite pas directement avec les salariés.
- Profitez de l’application mobile pour accéder à vos documents lors de vos déplacements ou hors bureau.
Pourquoi choisir Arkevia pour la dématérialisation des documents RH en entreprise ?
Les entreprises constatent un réel bénéfice à l’adoption d’Arkevia :
- Réduction significative des coûts liés à l’impression et à l’envoi postal : pour une entreprise de 500 salariés, les économies peuvent dépasser plusieurs dizaines de milliers d’euros annuels.
- Simplification des processus RH, permettant de réduire la charge administrative et d’améliorer la réactivité.
- Respect des normes et sécurisation des données, gage de confiance pour les salariés et les directions.
- Intégration fluide avec d’autres solutions RH, telles que MyPeopledoc ou les outils de flex office pour gérer les espaces de travail flexibles.
Les responsables RH apprécient particulièrement cette approche modulaire et centralisée qui évite d’accumuler des plateformes disjointes, tout en garantissant une expérience utilisateur cohérente et sécurisée.
